В настоящее время, для организации телефонной связи в офисе модерной компании, требуется провести выбор на каждом этапе процесса. Аналоговая телефония или интернет-телефония? Может быть, стоит использовать софтфон или лучше IP-телефон? В каком формате использовать номер – 8-800 или 8-804? Является ли многоканальный формат необходимым? Нередко поиск достоверной и полезной информации по каждому подходу требует значительного временного затрат, поскольку понимание преимуществ и недостатков каждой опции является критически необходимым для тех, кто планирует установить или переорганизовать телефонную связь в офисе.

Плюсы и минусы систем «офисной» связи

В офисе эффективной связью обеспечиваются двумя различными способами, которые отличаются методами приема и передачи сигнала. Первый и наиболее распространенный способ – это аналоговая телефония, которая заключается в кодировании звуковых сообщений и их преобразовании в электрический сигнал, передаваемый по кабелю. Второй метод – это IP-телефония, в которой данные передаются по интернет-соединению с сервера на сервер.

Системы офисной телефонии обеспечивают бесперебойную и качественную связь без лишних затрат. Аналоговая система – традиционный, проверенный временем метод организации офисной связи. Преимуществами аналоговой системы являются относительно низкие затраты на оборудование и хорошее качество связи. Недостатки включают сравнительно высокие тарифы на городскую, междугороднюю и международную связь и сложности при подключении дополнительного номера.

Виртуальная телефония имеет некоторые преимущества перед аналоговой. Это легкость подключения, недорогие тарифы, хорошее качество связи, отсутствие географической привязки и возможность использования в качестве телефона даже обычного компьютера. Недостатки включают необходимость устойчивого интернет-сигнала и высокой пропускной способности сети Интернет. Опрос представителей российских компаний малого и среднего бизнеса показал, что при переходе на виртуальный метод связи 96% респондентов отметили снижение расходов на звонки, 47% — экономию времени сотрудников, а 26% — устойчиво низкий уровень затрат на IT-администрирование.

Многоканальный номер телефона имеет ряд преимуществ, включая быстрое подключение, возможность сохранения номера при переезде, высокое качество трансляции голоса и объединение всех линий компании в одну.

Для обеспечения офиса телефонной связью требуется дополнительное оборудование, такое как аналоговые или SIP-аппараты, мини-АТС, маршрутизаторы и различные кабели. Аналоговая мини-АТС обычно используется компаниями с потребностью установки до 50 внутренних номеров, в то время как виртуальная мини-АТС подходит для компаний любого размера. Она функциональна, легко настраивается под конкретные нужды и стоит значительно меньше, чем аналоговая.

Некоторые компании отказываются от организации офисной связи ради экономии на оборудовании и его поддержке. Для таких фирм решением может быть использование системы спутниковой связи.

В целом, каждый метод организации офисной связи имеет свои плюсы и минусы, и выбор конкретной системы зависит от требований и возможностей компании.

Как выбрать телефонный аппарат?

На сегодняшний день существует несколько типов устройств для приема и совершения звонков: аналоговые телефоны, спутниковые, IP-телефоны, DECT-телефоны и софтфоны.

Аналоговый телефон знаком почти всем жителям России, так как это устройство устанавливается во многих квартирах и домах. Организации офисных АТС, как правило, используют аналоговые телефоны для компаний, где нагрузка на телефонные линии не очень высокая.

IP-телефоны - это более современный вариант, где происходит передача звуковых данных через интернет. Также существуют софтфоны - это специальные приложения или программы, которые позволяют делать и принимать звонки через компьютер, смартфон или планшет. IP-телефония становится все более популярной среди предприятий, что связано с его пластичностью и легкостью подключения. С помощью специальных VoIP-шлюзов аналоговые аппараты можно превратить в современные IP-телефоны.

Использование DECT-телефонов основано на передаче данных по радиоканалу и удобно, если нужно организовать связь между филиалами на расстоянии не более 15 км.

Спутниковые телефоны позволяют передавать сигналы через спутник на орбите Земли. Это оптимальный выбор, если нужно организовать связь между отдаленными отделениями компании. Однако, использование спутниковых телефонов сопряжено с высокими тарифами связи, что не всегда целесообразно для офисных нужд.

Как выбрать идеальный номер телефона для вашего офиса?

Номер телефона, который будет использоваться для вашего бизнеса, имеет огромное значение. Из всего разнообразия номеров важно выбрать тот, который будет выступать как "визитная карточка" для вашей фирмы, привлекая клиентов и поддерживая их лояльность к вашему бренду. Вам следует определиться со своими потребностями и решить, нужен ли вам многоканальный номер, чтобы клиенты могли оставаться на линии ожидания ответа. Этот вариант идеален для организаций, имеющих "горячие линии" и call-центры, так как он позволяет удерживать потенциального клиента в ожидании ответа от оператора.

Телефонные номера могут быть отнесены к одному из трех типов:

1. Прямой городской номер подходит для большинства компаний независимо от размеров и направленности. Это классический и удобный вариант из семи цифр (код города не включается в счет), который оплачивается по тарифам оператора.
2. Номер 8-800 – замечательный способ завоевать сердца клиентов. Все входящие звонки на этот номер оплачивает владелец, а для исходящих звонков они бесплатны для звонящего. Клиенты доверяют компаниям, имеющим номера 8-800, потому что они означают, что предприятие достигло высокого уровня и готово взять на себя расходы на телефонные разговоры.
3. Номер 8-804 – более доступная версия номера 8-800. Функционально они практически идентичны. Единственное отличие заключается в том, что при исходящем звонке номер вызываемого абонента определяется.

Помимо этого, вы можете подобрать "красивый" номер и подключить его по доступным ценам. Такой номер может стать отличным маркетинговым ходом для вашей компании. Чем проще запоминается номер телефона, тем охотнее клиенты станут совершать звонки. Кроме обычных наборов цифр, не представляющих из себя "красивые" последовательности, существуют номера, состоящие из повторяющихся цифр или их комбинаций, таких как "бронзовые", "серебряные", "золотые" и "платиновые". Например, номер 8-800-100-45-54.

Выбор метода организации телефонной связи в офисе должен основываться на четком понимании того, какие цели вы хотите достичь. Что бы это было - обычный и удобный способ связи между сотрудниками, создание современного и надежного call-центра, снижение расходов на междугороднюю связь или все вместе – необходимо оценить достоинства того или иного подхода, а также его недостатки. Правильный выбор технологии связи и оборудования способен вывести вашу компанию на действительно новый уровень развития.

Организация связи в офисе – важный шаг в обеспечении коммуникации между сотрудниками и клиентами. Процесс может варьироваться в зависимости от выбранного метода, однако выбор провайдера, который предоставляет услугу подключения, необходим. При этом стоит обратить внимание на проверенных временем провайдеров, отзывы которых подтверждают качество услуг. К примеру, национальный оператор международной и междугородной связи – «МТТ» - отличный выбор. Компания уже более 20 лет успешно работает на рынке коммуникационных услуг. Кроме того, с использованием новейших разработок и современного телекоммуникационного оборудования, «МТТ» обеспечивает своим клиентам надежные цифровые каналы связи на всей территории Российской Федерации. Для бизнеса, компания предоставляет услуги подключения виртуальной АТС, прямых городских номеров, номеров 8-800 и 8-804, а также выгодные тарифы на междугородные и международные звонки.

Фото: freepik.com